Wirksamkeitsbewertung von Schulungen
Warum eine Wirksamkeitsbewertung notwendig ist
Die ISO 9001 fordert ausdrücklich eine Bewertung der Wirksamkeit von Schulungen. Dennoch ist dieses Thema in vielen Unternehmen ein Schwachpunkt. Häufig sind Schulungspläne vorhanden, aber der Bezug zum Wissen der Organisation fehlt. Erst wenn klar ist, welches Wissen benötigt wird, kann eine gezielte Schulungsplanung stattfinden und erst dann macht eine Wirksamkeitsbewertung wirklich Sinn.
- Wissen der Organisation analysieren Klären, welches Wissen für Produkte, Prozesse und künftige Kundenerwartungen notwendig ist – und ob dieses Wissen intern vorhanden oder extern einzuholen ist.
- Schulungen gezielt planen Schulungspläne müssen Wissenslücken schließen, die für die Zukunft des Unternehmens relevant sind, nicht nur Pflichtschulungen abdecken.
- Wirksamkeit statt Teilnahme Die ISO fordert nicht die Teilnahme an Schulungen, sondern den Nachweis, dass Mitarbeitende nach der Schulung die benötigte Kompetenz besitzen.
Schulungsplan in Verbindung mit dem Wissen der Organisation
Ein wirksamer Schulungsplan basiert auf strukturiertem Wissensmanagement. Erst wenn feststeht, welche Kenntnisse fehlen, kann ein Schulungsbedarf definiert und eine wirkungsvolle Schulungsmaßnahme geplant werden.
- Wird das Wissen benötigt Anforderungen aus Qualitätszielen, Risiken, Kundenvorgaben und Prozessen müssen berücksichtigt werden.
- Ist das Wissen bereits vorhanden Analyse von Kompetenzen und Erfahrung der Mitarbeitenden über eine Qualifikationsmatrix.
- Schulungen definieren Wissenslücken über interne oder externe Trainings schließen und im Schulungsplan festlegen.
- Ganzjährige Durchführung Schulungen werden nicht ad hoc, sondern geplant und strukturiert über das Jahr hinweg durchgeführt.
Wirksamkeit von Schulungen bewerten
Die Wirksamkeitsbewertung kann je nach Art der Schulung unterschiedlich durchgeführt werden. Externe Schulungen enden häufig mit einer Prüfung und einem Zertifikat. Bei internen Schulungen sind andere Methoden nötig, um sicherzustellen, dass das Wissen tatsächlich angewandt wird.
- Arbeitsplatzbezogene Unterweisung Wirksamkeitsnachweis durch Vorgesetzten über das Vier Augen Prinzip mit dokumentierter Bestätigung.
- Inhouse Schulungen durch externe Trainer Bewertung über einen längeren Zeitraum anhand der praktischen Umsetzung im Arbeitsalltag.
- Inhouse Schulungen durch interne Experten Wirksamkeit wird analog zu externen internen Schulungen bewertet.
- Prüfung nach externen Schulungen Zertifikate gelten als Wirksamkeitsnachweis. Bei Teilnahmebestätigungen muss die Wirksamkeit zusätzlich intern bewertet werden.
- Mündliche Unterweisung Dokumentation der Unterweisung und Unterschrift aller Beteiligten.
- Multiple Choice Prüfungen Eine zusätzliche Möglichkeit, Wissen unmittelbar nach der Schulung objektiv zu überprüfen.
Wirksamkeit über längere Zeit nachweisen
Besonders anspruchsvoll ist die Bewertung der Wirksamkeit über längere Zeiträume. Dies betrifft vor allem Schulungen, deren Wirkung sich erst in der täglichen Anwendung zeigt. Hier muss die Organisation ausreichende Nachweise dokumentieren.
- Bewertung anhand realer Arbeitsleistung Verbesserung der Qualität, reduzierte Fehler oder erfolgreich umgesetzte Projekte dienen als objektiver Indikator für vorhandenes Wissen.
- Praxisbezug sicherstellen Wissen aus Schulungen muss im Projekt oder Prozess erkennbar angewendet werden. Nur dann gilt eine Schulung langfristig als wirksam.
- Regelmäßige Feedbackgespräche Vorgesetzte können durch kurze Gespräche die Anwendung des Wissens sicherstellen und dokumentieren.
- Dokumentation der Ergebnisse Jede Wirksamkeitsprüfung muss nachvollziehbar dokumentiert werden, um im Audit anerkannt zu werden.
| Schulung | Bewertung der Wirksamkeit |
|---|---|
| Arbeitsplatzbezogene Unterweisung | Überprüfung durch den Vorgesetzten (4-Augen-Prinzip); Wirksamkeitsüberprüfung wird im Formular angegeben (Datum, Unterschrift) |
| Inhouse Schulungen durch externe Dienstleister; Beispielsweise Core Tools Schulungen | Die Wirksamkeit kann hier nur über einen längeren Zeitraum erfolgen; Mitarbeiter, die das erlernte Wissen im operativen Tagesgeschäft anwenden, können anhand der Umsetzung regelmäßig bewertet werden. |
| Inhouse Schulungen durch interne Fachexperten | Wirksamkeitsbewertung wie unter Punkt 2 anwenden. |
| Externe Schulungen bei Dienstleister beispielsweise VDA, DGQ etc. | Prüfung mit Zertifikat; Sollte nur eine Teilnahmebestätigung ausgestellt werden, wie unter Punkt 2 verfahren. |
| Mündliche Unterweisung | Wirksamkeitsnachweis mit Unterschrift |
How To Wirksamkeitsüberprüfung von Schulungen
Die ISO 9001 fordert den Nachweis, dass Schulungen nicht nur durchgeführt, sondern auch wirksam sind. Die Wirksamkeitsüberprüfung stellt sicher, dass Mitarbeitende das vermittelte Wissen anwenden können und die Schulungsziele tatsächlich erreicht werden. Dieses How To zeigt die praxisgerechten Schritte für eine normkonforme und dennoch realistische Wirksamkeitsbewertung.
- Schritt 1 Schulungsziel klar definieren Vor jeder Schulung festlegen, welches Wissen und welche Fähigkeiten vermittelt werden sollen. Ohne definiertes Ziel kann keine Wirksamkeit überprüft werden.
- Schritt 2 Bezug zum Wissen der Organisation herstellen Prüfen, ob die Schulung eine Lücke im Wissensbestand des Unternehmens schließt. Grundlage sind Qualifikationsmatrix, Prozessanforderungen und Kundenanforderungen.
- Schritt 3 geeignete Bewertungsmethode auswählen Je nach Schulungsart können Tests, Übungen, Arbeitsproben, Beobachtungen, Vier Augen Prinzip oder Zertifikate zur Wirksamkeitsbestimmung genutzt werden.
- Schritt 4 Kurzfristige Wirksamkeitsprüfung durchführen Direkt nach der Schulung prüfen, ob die Inhalte verstanden wurden. Methoden: Multiple Choice, Mini Test, kurze praktische Aufgaben, Feedbackrunde oder Lernzielkontrolle.
- Schritt 5 Langfristige Wirksamkeit bewerten Im Arbeitsalltag beobachten, ob das vermittelte Wissen umgesetzt wird. Beispiele: Fehlerreduktion, bessere Prozessbeherrschung, Qualitätsergebnisse, Projekterfolg oder Feedback aus den Bereichen.
- Schritt 6 Ergebnis dokumentieren Jede Wirksamkeitsprüfung muss nachvollziehbar dokumentiert werden: Datum, Methode, Bewertung, Name des Bewertenden und Ergebnis.
- Schritt 7 Schulungsbedarf bei Bedarf anpassen Wird festgestellt, dass die Kompetenz nicht ausreichend ist, müssen Nachschulungen, Coachings oder andere Maßnahmen eingeplant werden.
- Schritt 8 Wirksamkeit in die Managementbewertung einfließen lassen Ergebnisse aus Schulungsbewertung und Kompetenzentwicklung gehören in die Managementbewertung und zeigen die Wirksamkeit des QM Systems.
- Schritt 9 Regelmäßige Überprüfung sicherstellen Die Wirksamkeitsbewertung ist kein einmaliger Vorgang. Sie sollte jährlich, pro Prozess oder bei Änderungen wiederholt werden.
- Schritt 10 Methodenmix verwenden Bei komplexen Themen empfiehlt sich eine Kombination aus Test, Beobachtung, Projektbewertung und Feedback, um die tatsächliche Wirksamkeit umfassend zu erfassen.
FAQ zur Wirksamkeitsüberprüfung von Schulungen
1 Wann ist eine Wirksamkeitsüberprüfung von Schulungen notwendig ›
Immer dann, wenn Schulungen Kompetenzen vermitteln sollen, die für Qualität, Prozesse oder Kundenerwartungen relevant sind. Die ISO 9001 fordert den Nachweis, dass Mitarbeitende nach der Schulung die erforderliche Kompetenz besitzen.
2 Reicht eine Teilnahmebestätigung als Wirksamkeitsnachweis aus ›
Nein. Eine reine Teilnahmebestätigung zeigt nur, dass jemand anwesend war. Die ISO 9001 fordert jedoch den Nachweis, dass das vermittelte Wissen verstanden und angewendet werden kann.
3 Welche Methoden eignen sich zur Wirksamkeitsüberprüfung ›
Geeignete Methoden sind Multiple Choice Tests, Arbeitsproben, Vier Augen Prinzip, Beobachtungen, kleine Lernzieltests, Feedback aus dem Prozess oder Projektbewertung.
4 Wie kann die Wirksamkeit langfristig bewertet werden ›
Langfristige Wirksamkeit zeigt sich in der praktischen Umsetzung. Beispiele sind verbesserte Qualität, reduzierter Ausschuss, stabilere Prozesse, erfolgreiche Projekte oder positive Rückmeldungen von Führungskräften.
5 Wie wird die Wirksamkeit bei internen Schulungen bewertet ›
Möglich sind Tests, kurze Überprüfungen nach der Schulung, Beobachtungen am Arbeitsplatz, Bestätigung durch den Vorgesetzten oder Projektbewertungen anhand realer Aufgaben im Tagesgeschäft.
6 Muss die Wirksamkeitsbewertung dokumentiert werden ›
Ja. Die ISO 9001 fordert dokumentierte Informationen über die Wirksamkeitsüberprüfung. Dazu gehören Bewertungsmethode, Ergebnis, Datum und Name des Bewertenden.
