Erfahrungen bei externen Audits anhand Beispiel einer ISO 9001 Zertifizierung. Externe Audits sind ein wichtiger Bestandteil des Zertifizierungsprozesses für ISO 9001. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Qualitätsmanagementprozesse objektiv zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. In diesem Artikel werden wir auf die Erfahrungen bei externen Audits für ISO 9001 Zertifizierungen eingehen und Tipps für die Vorbereitung, den Ablauf und den Erfolg eines solchen Audits geben.
Vorbereitung auf externe Audits
a) Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems
Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg eines externen Audits. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente und Nachweise für Ihr Qualitätsmanagementsystem vorhanden und gut organisiert sind. Dazu gehören unter anderem:
b) Schulung der Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter sollten über das Qualitätsmanagementsystem und die Anforderungen der ISO 9001 informiert und geschult sein. Eine gute Vorbereitung auf das Audit umfasst auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Bedeutung des Audits und die Erklärung ihrer Rolle im Auditprozess.
Führen Sie vor dem externen Audit ein internes Audit durch, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dies ermöglicht es Ihnen, mögliche Probleme zu beheben und das Risiko von Abweichungen bei dem externen Audit zu reduzieren.
Ablauf eines externen Audits
a) Einführungsmeeting
Das externe Audit beginnt in der Regel mit einem Einführungsmeeting, bei dem der Auditor den Umfang des Audits, die Ziele und den Ablauf erläutert. Nutzen Sie dieses Meeting, um offene Fragen zu klären und den Auditor über eventuelle Besonderheiten oder Anliegen Ihres Unternehmens zu informieren.
Während der Auditdurchführung überprüft der Auditor Ihr Qualitätsmanagementsystem anhand der Anforderungen der ISO 9001. Dabei werden verschiedene Methoden angewendet, wie z. B.:
c) Abschlussmeeting
Am Ende des Audits findet ein Abschlussmeeting statt, bei dem der Auditor seine Ergebnisse und Beobachtungen vorstellt und eventuelle Abweichungen oder Verbesserungspotenziale bespricht. Nutzen Sie dieses Meeting, um Fragen zu stellen und Klarheit über die nächsten Schritte im Zertifizierungsprozess zu erhalten.
Tipps für den Erfolg bei externen Audits
a) Offene Kommunikation
Offene und ehrliche Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines externen Audits. Seien Sie transparent in Bezug auf Ihre Prozesse, Erfolge und Herausforderungen und gehen Sie proaktiv auf den Auditor zu, um mögliche Probleme oder Bedenken zu besprechen.
b) Kooperation
Arbeiten Sie eng mit dem Auditor zusammen und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen, Dokumente und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Eine gute Zusammenarbeit mit dem Auditor kann dazu beitragen, ein besseres Verständnis für die Anforderungen der ISO 9001 zu erlangen und das Audit erfolgreich zu absolvieren.
c) Kontinuierliche Verbesserung
Ein wesentlicher Grundsatz der ISO 9001 ist die kontinuierliche Verbesserung. Zeigen Sie während des Audits, dass Ihr Unternehmen sich diesem Prinzip verpflichtet hat und ständig bestrebt ist, seine Prozesse und Systeme zu verbessern. Dies kann durch die Vorstellung von Verbesserungsprojekten, die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen und die Überprüfung von Qualitätszielen und -kennzahlen demonstriert werden.
Nach dem Audit: Umgang mit Abweichungen und weiterführende Schritte
a) Abweichungen beheben
Sollten während des Audits Abweichungen festgestellt werden, ist es wichtig, diese zeitnah zu beheben und die entsprechenden Korrekturmaßnahmen umzusetzen. Stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Mitarbeiter über die Abweichungen informiert sind und die erforderlichen Änderungen verstanden haben.
b) Weiterführende Schritte im Zertifizierungsprozess
Nach dem erfolgreichen Abschluss des Audits und der Behebung eventueller Abweichungen wird das Zertifikat durch die Zertifizierungsstelle erteilt. Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen der ISO 9001 auch nach der Zertifizierung weiterhin erfüllt und kontinuierlich an der Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems arbeitet.
c) Rezertifizierung und Überwachungsaudits
Die ISO 9001 Zertifizierung ist in der Regel für drei Jahre gültig, danach ist eine Rezertifizierung erforderlich. Während dieser Zeit werden regelmäßig Überwachungsaudits durchgeführt, um die fortlaufende Konformität mit der ISO 9001 zu überprüfen. Bereiten Sie sich auf diese Audits vor, indem Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem kontinuierlich überprüfen und verbessern.
Fazit – Erfahrungen bei externen Audits
Externe Audits sind eine wichtige Komponente des ISO 9001 Zertifizierungsprozesses und bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Qualitätsmanagementprozesse objektiv zu bewerten und zu verbessern. Durch eine gründliche Vorbereitung, offene Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung können Unternehmen den Erfolg bei externen Audits sicherstellen und die Vorteile einer ISO 9001 Zertifizierung nutzen, um ihre Marktposition zu stärken und das Vertrauen von Kunden und Partnern zu gewinnen.
