Fragen und Antworten Audit – Was ist ein Audit und was wird dabei geprüft?
Ein Audit ist immer eine Stichprobe und keine 100% Prüfung. Es gibt verschiedene Auditverfahren. Die bekannteste und weitverbreiteste Auditart ist das Systemaudit. Dabei werden die Abläufe innerhalb der Organisation gegenüber einem Regelwerk oder Kundenforderungen überprüft.
Was wird beim Audit überprüft?
Beim Audit prüfen unabhängige qualifizierte Auditoren die Einhaltung von Vorgaben und Standards gegenüber einen bestimmten Regelwerk. Beispielsweise der ISO 9001, IATF 16949 oder ISO 14001. D.h., das beim Audit das gesamte Managementsystem überprüft wird. Es werden aber nur Stichproben gezogen. Bei einer festgestellten Abweichung werden eventuell weitere Stichproben gezogen um einen Rückschluss zu erhalten, ob es sich dabei um einen systematischen Fehler handelt.
Wer wird auditiert?
Bei einem Zertifizierungsaudit werden immer die Prozessverantwortlichen (Prozesseigner) auditiert. D.h., der Qualitätsverantwortliche Mitarbeiter (früher QMB) begleitet die Auditoren und unterstützt die Prozesseigner.
Wer darf auditieren?
Die ISO 9001 stellt hier keine besonderen Qualifikation an die internen Auditoren. Nichtsdestotrotz sollten Sie das Regelwerk beherrschen und die wichtigsten Aspekte der ISO 19011 anwenden können. Beispielsweise wie ein Auditbericht verfasst wird. Oder wie Abweichungen geschrieben werden.
Wie oft finden Audits statt?
Wie oft Audits stattfinden hängt immer vom Managementsystem ab. Bei der ISO Norm reicht es vollkommen aus, wenn man einmal im Jahr ein vollumfängliches internes Audit durchgeführt.
Wie sinnvoll sind interne Audits?
Wie sinnvoll interne Audits sind, ist eine meist diskutierte Frage. Ein internes Audit ist dann sinnvoll wenn es prozess- und risikobasiert angewendet wird. Wenn ein Maßnahmenplan erstellt wird und die Abweichungen in einem angemessenen Zeitfenster bearbeitet werden.
Was ist eine Auditvorbereitung?
Bei einem internen oder externen Audit sollte immer ein detaillierter Auditplan erstellt werden. Dieser erstreckt sich über den vollen Auditumfang. D.h., wenn für das Audit 2 Tage geplant sind, dann sollte auch der Auditplan über 2 Tage den Auditumfang beschreiben. Ein Auditplan enthält immer den Prozess, den Prozesseigner und die Normforderungen.
Nach dem Audit ist vor dem Audit
Nach Abschluss des Audits muss immer ein vollständiger Auditbericht verfasst werden (Anlehnung ISO 19011 wünschenswert). Dieser enthält eine kurze Zusammenfassung des Audits und die gefundenen Abweichungen. In einem Abschlussgespräch sollten die Abweichungen nochmal erläutert werden, damit die verantwortlichen Prozesseigner diese auch verstehen. Der Maßnahmenplan enthält ein angemessenes Zeitfenster für die Abarbeitung der Maßnahmen.
