Ressourcen ermitteln und verfügbar machen

Die Organisation muss bestimmen, welche Ressourcen sie benötigt, um Produkte und Dienstleistungen konform bereitzustellen und das Qualitätsmanagementsystem wirksam zu betreiben. Dazu gehören Personal, Infrastruktur, Prozessumgebung, Überwachungs und Messmittel sowie das Wissen der Organisation.

In der Praxis bedeutet das, die Anforderungen aus Prozessen, Kundenanforderungen und rechtlichen Vorgaben systematisch zu bewerten und daraus konkrete Bedarfe abzuleiten. Diese Bedarfe sollten möglichst im Rahmen von Budgetplanung, Investitionsplanung und Personalplanung berücksichtigt werden.

Infrastruktur und Prozessumgebung

Infrastruktur umfasst Gebäude, Maschinen, IT Systeme und Hilfsmittel, die für die Leistungserbringung erforderlich sind. Die Prozessumgebung beschreibt die physischen und menschlichen Faktoren wie Klima, Ergonomie, Sauberkeit oder soziale Rahmenbedingungen.

Für Organisationen bedeutet dies, regelmäßige Wartung, Instandhaltung und Überprüfung der Arbeitsbedingungen zu etablieren. Abweichungen, die Qualität oder Sicherheit gefährden können, müssen erkannt, bewertet und gezielt abgestellt werden.

Ressourcen zur Überwachung und Messung

Im Abschnitt 7.1.5 hat die Norm die Anforderungen an Messmittel deutlich erweitert. Es geht nicht mehr nur um klassische Messgeräte, sondern um alle Mittel, die zur Überprüfung von Konformität eingesetzt werden. Beispiele sind Prüfmittel in der Produktion, Software für Auswertungen oder Prüfplätze im Labor.

Die Organisation muss sicherstellen, dass Messmittel geeignet sind, regelmäßig überprüft und bei Bedarf kalibriert werden. Die messtechnische Rückführbarkeit wird im Unterabschnitt 7.1.5.2 aufgegriffen. Hier geht es darum, dass Messergebnisse auf nationale oder internationale Normale zurückgeführt werden können.

• Messmittelverzeichnis führen und Verantwortlichkeiten festlegen
• Kalibrierintervalle definieren und dokumentieren
• Prüfnachweise und Kalibrierscheine aufbewahren und bei Audits vorzeigen können

Wissen der Organisation sichern und verfügbar machen

Der Abschnitt 7.1.6 ist neu in der ISO 9001:2015 und verlangt einen bewussten Umgang mit dem Wissen der Organisation. Gemeint ist sowohl implizites Wissen erfahrener Mitarbeitender als auch explizites Wissen in Form von Dokumenten, Datenbanken oder Lessons Learned.

Typische Fragen in diesem Kontext sind:

• Wie stellen wir sicher, dass Wissen erfahrener Kolleginnen und Kollegen bei Austritt erhalten bleibt?
• Wo werden Arbeitsanweisungen, Spezifikationen und Erfahrungen abgelegt?
• Wie greifen neue Mitarbeitende schnell auf relevantes Wissen zu?

Praxislösungen reichen von Mentorenprogrammen und geordneten Projektarchiven über Wissensdatenbanken bis hin zu systematischen Nachfolgeregelungen bei Schlüsselpositionen.

Kompetenzen ermitteln und entwickeln

Die Norm fordert, dass Personen, die die Leistung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems beeinflussen, über die notwendige Kompetenz verfügen. Kompetenz ergibt sich dabei aus Ausbildung, Schulung, Fertigkeiten und Erfahrung.

Ein typischer Ansatz ist die Erstellung einer Qualifikationsmatrix, in der die erforderlichen Kompetenzen je Funktion beschrieben und mit den tatsächlichen Qualifikationen der Mitarbeitenden abgeglichen werden. Bei Lücken sind Schulungen, Unterweisungen oder begleitete Einarbeitung zu planen und zu dokumentieren.

• Qualifikationsanforderungen je Rolle definieren
• Ist Stand über Qualifikationsmatrizen erfassen
• Schulungspläne und Wirksamkeitsbewertung der Schulungen dokumentieren

Mitarbeitende für Qualität und Verantwortung sensibilisieren

Im Abschnitt 7.3 geht es darum, dass Mitarbeitende verstehen, welchen Beitrag sie zur Erreichung der Qualitätsziele leisten und welche Folgen Fehler oder Nichterfüllung von Anforderungen haben können.

Bewusstsein wird nicht allein durch Schulungen geschaffen, sondern durch regelmäßige Kommunikation, klare Ziele und Rückmeldungen aus Reklamationen, Audits und Kennzahlen. Gute Praxis ist, Qualitätsziele und relevante Ergebnisse sichtbar zu machen und im Rahmen von Teammeetings, Shopfloor Runden oder Managementinformationen zu besprechen.

Kommunikationswege und Inhalte festlegen

Die Organisation muss festlegen, wie intern und extern kommuniziert wird, wer mit wem zu welchem Zweck Informationen austauscht und über welche Kanäle dies geschieht. Beispiele sind Qualitätsmeldungen, Kundeninformationen, Lieferantenkommunikation oder behördliche Kontakte.

In der Praxis hat sich eine einfache Kommunikationsmatrix bewährt, die folgende Fragen beantwortet:

• Wer kommuniziert welche Inhalte?
• Mit welchen Zielgruppen wird kommuniziert (intern, Kunden, Lieferanten, Behörden)?
• Über welche Medien (zum Beispiel E Mail, Meetings, Portale, Aushänge)?
• In welcher Frequenz oder anlassbezogen?

Dokumente und Aufzeichnungen lenken

Unter 7.5 beschreibt die ISO 9001 die Anforderungen an dokumentierte Information. Dazu gehören sowohl Vorgabedokumente wie Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formulare als auch Nachweise wie Protokolle, Prüfaufzeichnungen und Freigaben.

Wichtige Punkte sind:

• Freigabe, Überprüfung und Aktualisierung von Dokumenten regeln
• Sicherstellen, dass Mitarbeitende nur mit aktuellen Versionen arbeiten
• Aufbewahrungsfristen für Nachweise festlegen und umsetzen
• Geeignete Systeme nutzen, zum Beispiel Dokumentenmanagement oder Intranet

Ziel ist eine schlanke, aber verlässliche Dokumentenlandschaft, die das Tagesgeschäft unterstützt und nicht behindert.