Fortlaufende Verbesserung – Fokus QMS

Grundlagen der fortlaufenden Verbesserung

Fortlaufende Verbesserung bedeutet, die Leistung des Qualitätsmanagementsystems regelmäßig zu bewerten und gezielt zu steigern. Internen Audits, Ursachenanalysen aus Problemlösungen und die Managementbewertung liefern Hinweise, an welchen Stellen das System angepasst und verbessert werden muss.

Die ISO 9001 stellt die fortlaufende Verbesserung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems in den Mittelpunkt. Es geht nicht nur darum, Fehler zu korrigieren, sondern Strukturen und Abläufe so zu gestalten, dass sie die Unternehmensziele dauerhaft unterstützen.

• Verknüpfung mit den Grundsätzen des Qualitätsmanagements Fortlaufende Verbesserung ist ein zentraler Grundsatz des Qualitätsmanagements und bildet die Grundlage für nachhaltige Leistungssteigerung.
• Quellen für Verbesserungen Interne Audits, Reklamationen, Ursachenanalysen, Kennzahlen und Managementbewertungen zeigen, wo Handlungsbedarf besteht.
• Fokus auf Wirksamkeit Verbessert wird nicht nur die dokumentierte Struktur, sondern vor allem die Wirksamkeit der Prozesse bei der Erreichung der geplanten Ergebnisse.
• Einbindung der Führung Das Top Management legt die Richtung fest, bewertet den Fortschritt und stellt Ressourcen für Verbesserungsprojekte bereit.

Ziele dienen der Verbesserung

Ziele sind das wichtigste Instrument, um Verbesserungen im Unternehmen konkret zu machen. Sie müssen messbar, erreichbar und auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet sein. Gleichzeitig sollen sie Kundenbedürfnisse und Markterwartungen berücksichtigen.

• Messbare und realistische Ziele Ziele müssen so formuliert sein, dass sie gemessen werden können. Ein Beispiel ist die Reduzierung einer Kennzahl wie Reklamationsrate oder ppm Wert in einem definierten Zeitraum.
• Branchenbezogene Zielsetzung In der Luftfahrtindustrie können sehr niedrige Fehlerraten bis nahe Null erforderlich sein. In anderen Branchen sind abgestufte Zielwerte sinnvoll, um wirtschaftlich und technisch realistisch zu bleiben.
• Korrelation von Unternehmenszielen, Kundenbedürfnissen und Markt Das Top Management sollte Ziele so festlegen, dass sie die Unternehmensziele, individuelle Kundenanforderungen und marktübliche Leistungsniveaus gleichermaßen berücksichtigen.
• Marktbenchmark verstehen Eine Verbesserung von sehr hohen Fehlerraten auf etwas geringere Werte kann formal eine Verbesserung sein, bleibt aber möglicherweise weit hinter dem Marktniveau zurück. Zielwerte sollten daher in Bezug zu marktüblichen Kennzahlen gesetzt werden.
• Bewertung von Risiken und Chancen Vor der Festlegung ambitionierter Ziele sollte bewertet werden, welche Risiken mit den geplanten Verbesserungsraten verbunden sind und wie diese mit Kundenanforderungen und Kundenzufriedenheit zusammenhängen.

Arten von Verbesserungen im Unternehmen

Verbesserungen können sich auf Produkte, Prozesse, Dienstleistungen oder das Managementsystem selbst beziehen. Alle Maßnahmen, die aus Audits, Bewertungen oder Projekten abgeleitet werden, sollten nachvollziehbar geplant, umgesetzt und überprüft werden.

• Zentral gesteuerter Maßnahmenplan Verbesserungsmaßnahmen sollten in einem übergeordneten Maßnahmenplan gebündelt werden. Dieser zeigt Status, Verantwortlichkeiten und Fristen.
• Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen Am Ende steht immer die Frage, welchen Beitrag eine Maßnahme zur Verbesserung von Kennzahlen oder Prozessen tatsächlich geleistet hat.
• Verbesserungen aus Managementbewertungen Aus der Managementbewertung resultieren Entscheidungen zu strategischen Maßnahmen, Ressourcen und Zielanpassungen.
• Verbesserungen aus internen Audits Feststellungen aus internen Audits liefern konkrete Anhaltspunkte, wo Prozesse nicht wie vorgesehen funktionieren und geändert werden müssen.
• Verbesserungen aus Kundenaudits Kundenforderungen und Abweichungen aus Kundenaudits weisen darauf hin, wie Produkte und Prozesse kundenorientierter gestaltet werden können.
• Verbesserungen aus Reklamationen Reklamationen und Fehleranalysen zeigen, wo Ursachen zu beseitigen sind und wie ähnliche Fälle zukünftig verhindert werden können.
• Verbesserungen aus Lessons Learned Erfahrungen aus Projekten oder Serienanläufen können genutzt werden, um Planungs und Steuerungsprozesse beim nächsten Vorhaben zu verbessern.

Welche Informationen sind für Verbesserungen relevant

Damit Verbesserungen zielgerichtet geplant werden können, muss nachvollzogen werden, wie Unternehmensziele in Prozesse übersetzt wurden und wie diese Prozesse tatsächlich arbeiten. Kennzahlen, Analysen und Audits liefern dazu die nötigen Nachweise.

• Umsetzung von Unternehmenszielen in Prozesse Das Top Management sollte regelmäßig prüfen, wie allgemeine Unternehmensziele in konkrete Anforderungen an Prozesse und Bereiche umgesetzt wurden.
• Rolle der internen Audits Auditoren kontrollieren nicht nur formale Vorgaben, sondern auch, ob Prozesskennzahlen erhoben, analysiert und für Entscheidungen genutzt werden.
• Vermeidung von Zielkonflikten Verbesserungen in einem Prozess dürfen andere Ziele nicht gefährden. Deshalb ist zu prüfen, welche Wechselwirkungen zwischen Prozessen und Zielen bestehen.
• Bereiche mit Verbesserungspotenzial Interne Kommunikation, Folgeaktivitäten und Trends, dokumentierte Verfahren, Wirksamkeit der Managementbewertung, Kundenfeedbacksysteme und Schulungsprogramme sind typische Felder, in denen Auditoren Nachweise zu Verbesserungen finden können.
• Bezug von Zielen und Maßnahmen Anhand von Beispielen wie einer geplanten Reduktion von Kundenbeschwerden um einen bestimmten Prozentsatz kann gezeigt werden, wie Prozessverbesserungen direkt zur Zielerreichung beitragen.
• Überwachung von Planungsprozessen Werden Verzögerungen bei Lieferungen oder Projektmeilensteinen erkannt, sollte sichtbar sein, wie Planungs und Steuerungsprozesse angepasst wurden, um diese Verzögerungen zu reduzieren.

Verbesserung von Produkten, Prozessen und Managementsystem

Fortlaufende Verbesserung bezieht sich nicht nur auf Produkte und Prozesse, sondern auch auf das Managementsystem selbst. Es ist unrealistisch, alle möglichen Verbesserungen gleichzeitig anzugehen, daher braucht es klare Prioritäten.

• Verbesserung des Managementsystems Strukturen, Verantwortlichkeiten, Methoden und Abläufe des Qualitätsmanagementsystems können selbst Gegenstand von Verbesserungen sein, zum Beispiel durch vereinfachte Prozesse oder bessere Werkzeuge.
• Ressourcenbedarf berücksichtigen Jede Verbesserung benötigt Ressourcen. Das Top Management muss entscheiden, welche Projekte mit den verfügbaren Mitteln realistisch umgesetzt werden können.
• Priorisierung von Verbesserungsprojekten Verbesserungen werden nach Nutzen, Dringlichkeit, Risiken und Aufwand priorisiert, damit die verfügbaren Ressourcen wirksam eingesetzt werden.
• Kohärenz mit Politik und Zielen Verbesserungsziele müssen zur Qualitätspolitik und zu den Unternehmenszielen passen. Fehlen klare Ziele in Bezug auf Verbesserungen, ist dies ein Hinweis auf eine Lücke im System.
• Rückkopplung über die Managementbewertung Wenn definierte Ziele über längere Zeit nicht erreicht werden oder keine Verbesserungen erkennbar sind, muss dies in der Managementbewertung thematisiert werden.
• Anpassung von Zielen und Maßnahmen Aus der Managementbewertung kann sich ergeben, dass Ziele nachgeschärft, Ressourcen angepasst oder zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind, um die gewünschte Verbesserung zu erreichen.