Kontext Organisation
Was versteht man unter Kontext der Organisation genau? Was wird gefordert? Welche Kriterien liegen dem Kontext der Organisation zugrunde? Hier handelt es sich um interne und externe Themen mit der sich das Unternehmen auseinandersetzen muss. Diese Auseinandersetzung mit dem Kontext der Organisation war vielleicht unbewusst schon vorher in vielen Unternehmungen vorhanden, nur nicht in der geforderten dokumentierten Weise. Die seit Mai 2018 geltende EU-DSGVO Verordnung vergißt man dabei oft, in den Kontext der Unternehmung aufzunehmen.
Die ISO 9001 ist eine internationale Norm für Qualitätsmanagementsysteme, die für Organisationen in verschiedenen Branchen und Größen anwendbar ist. Sie legt die Kriterien für ein effektives Qualitätsmanagementsystem (QMS) fest und bietet einen Rahmen für kontinuierliche Verbesserungen und Kundenzufriedenheit.
Kapitel 4 der ISO 9001 befasst sich mit dem Thema “Kontext der Organisation”. Hier geht es darum, dass eine Organisation ihren internen und externen Kontext verstehen und berücksichtigen muss, um ein effektives QMS aufzubauen und zu pflegen. Die Anforderungen in Kapitel 4 sind in vier Abschnitte unterteilt:
4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes: Die Organisation muss die externen und internen Faktoren bestimmen, die für ihren Zweck und ihre strategische Ausrichtung relevant sind und das QMS beeinflussen können. Dazu gehören politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, rechtliche und umweltbezogene Faktoren sowie interne Ressourcen, Kultur, Werte und Kenntnisse.
4.2 Verstehen der Bedürfnisse und Erwartungen interessierter Parteien: Die Organisation muss die relevanten interessierten Parteien (z.B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Eigentümer, Regulierungsbehörden) identifizieren und deren Bedürfnisse und Erwartungen in Bezug auf das QMS bestimmen. Dies hilft der Organisation, die Anforderungen dieser Parteien besser zu erfüllen und ihre Beziehungen zu managen.
4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs des Qualitätsmanagementsystems: Die Organisation muss den Anwendungsbereich ihres QMS festlegen, unter Berücksichtigung der in den Abschnitten 4.1 und 4.2 identifizierten Faktoren und Anforderungen. Der Anwendungsbereich sollte die Art der Produkte oder Dienstleistungen, die von der Organisation angeboten werden, sowie die betroffenen Prozesse und Standorte umfassen.
4.4 Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse: In diesem Abschnitt geht es um die Etablierung, Implementierung, Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung des QMS. Die Organisation muss ihre Prozesse identifizieren und steuern, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Dazu gehört auch die Festlegung von Verantwortlichkeiten, Leistungskennzahlen und Ressourcen für jeden Prozess.
Es gibt viele Möglichkeiten und Methoden für Organisationen, ihren Kontext zu beobachten und zu analysieren. Die Ergebnisse dieser Aktivitäten sollten sich in den ermittelten Risiken und Chancen zeigen. Obwohl in diesem Abschnitt keine dokumentierten Informationen erforderlich sind (ISO 9001: 2015, Abschnitt 4.1), wird es für die meisten Organisationen nützlich sein, dokumentierte Informationen aufzubewahren, um die Gründe und das Verständnis ihrer Herausforderungen zu verstehen.
Insgesamt betont Kapitel 4 der ISO 9001 die Bedeutung des Verständnisses der Organisation und ihres Kontextes, um ein effektives Qualitätsmanagementsystem aufzubauen, das auf die spezifischen Bedürfnisse und Erwartungen der Organisation und ihrer interessierten Parteien zugeschnitten ist.
Wie definiere ich den Kontext
Um den Kontext Ihrer Organisation effektiv zu definieren, sollten Sie sowohl interne als auch externe Faktoren analysieren, die Einfluss auf die Leistung, die strategische Ausrichtung und die Fähigkeit Ihrer Organisation haben, ein erfolgreiches Qualitätsmanagementsystem (QMS) aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen können, den Kontext Ihrer Organisation zu definieren:
- Identifizieren Sie interne Faktoren:
- Identifizieren Sie externe Faktoren:
- Identifizieren Sie relevante interessierte Parteien:
- Festlegen des Anwendungsbereichs des QMS:
- Dokumentieren Sie den Kontext Ihrer Organisation:
- Überprüfen und aktualisieren Sie den Kontext Ihrer Organisation regelmäßig:
Es sollte offensichtlich sein, ob das Top-Management den Kontext seiner Organisation angemessen berücksichtigt hat. Der Beweis dafür kann angemessen erbracht werden, indem gezeigt wird, wie die Überprüfungsergebnisse zu Eingaben in den QMS-Planungsprozess berücksichtigt wurden (risikobasiertes Denken). Bei der Untersuchung der Risiken und Chancen sollte man bei den internen Audit in der Lage sein, die Angemessenheit der Überprüfung des Kontexts durch die Organisation zu verstehen. Zum Beispiel durch:
Umsetzung Kontext Organisation
Im Abschnitt 4.1 und 4.2 (Kontext Organisation) der neuen DIN EN ISO 9001:2015 sind wesentliche Neuerungen zur alten ISO 9001:2008 enthalten. Die Organisation muss sich in diesen Abschnitt mit den Unternehmenszweck sowie der internen und externen Einflussfaktoren auseinandersetzen. Hinzu kommen noch die interessierten Parteien und deren Ansprüche und Erwartungen an das Qualitätsmanagement System der Organisation. Weiterhin wird im Kapitel 4 gefordert, den Anwendungsbereich festzulegen und die benötigten Prozesse sowie die Wechselwirkungen zu definieren.
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Was ist der Kontext?
Für die Umsetzung Kontext Organisation ISO 9001 ist eine Brainstorming Aktivität seites des Top Managements sinnvoll. Jedes Unternehmen hat interne und externe Themen bzgl. der Organisation und ihres Qualitätsmanagement Systems. Beispielsweise die Mitarbeiter Qualifikation, Fachkräftemangel, Innovationen, Technologischer Fortschritt und viele andere mehr.
Setzen sich sich mit diesen Thema auseinander und sie werden noch viele andere Themen finden die auf ihre Organisation zutreffend sind. Die Umsetzung Kontext Organisation ISO 9001 ist eine neue (alte) Forderung der ISO 9001:2015. Im Abschnitt 4 der ISO Norm finden sie die Forderungen:
Die Änderungen in der DIN EN ISO 9001:2015 hinsichtlich Kapitel 4 „Kontext der Organisation“ bedeuten, dass sich die Organisation sowohl mit der eigenen wie auch mit den externen Umfeld und deren entsprechenden Einflussfaktoren auseinander setzen muss mit denen es in Wechselwirkung steht. Die Maßnahmen daraus sind Aufgaben des strategischen Managements und stehen auch in Zusammenhang mit dem Kapitel 5 Führung.
Risiken und Chancen
Auch die Risiken und Chancen spielen im Kontext der Unternehmungen eine wichtige Rolle. Die Behörden haben ein Interesse daran, dass die relevanten Umweltgesetze eingehalten werden. Daraus ergeben sich für das Unternehmen sowohl Risiken als auch Chancen. Das damit verbundene Risiko ist, dass Strafzahlungen oder ein Widerspruch zu den eigenen Umweltstandards die Folgen wären. Als Chance sehe ich hier, die Straffreiheit bei Umsetzung der geltenden Umweltgesetze und eine sichere Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter.
Umweltspären Kontext
Interessierte Parteien
Sie müssen die externen und internen Themen der Interessierte Parteien bestimmen die Einfluss auf das Qualitätsmanagement System besitzen. Beispiel Eigentümer – die Eigentümer entscheiden alleine über die strategische Ausrichtung und Planung des Qualitätsmanagement Systems.
Diese Entscheidung hat sowohl Einfluss auf das QM System sowie über die Macht und Einfluss der Eigentümer. Das Risiko mit Auswirkung auf das QM System könnte sein, dass das Tagesgeschäft von der Strategie abweicht und eine ineffiziente Ressourcenverfügbarkeit beinhaltet. Die internen und externen Themen können in einer Matrix dargestellt werden.
Erfordernisse & Erwartungen
Die Erfordernisse & Erwartungen sind in Kapitel 4.2 Interessierte Parteien gefordert. Welche Erwartungen haben die interessierten Parteien im Sinne der ISO 9001? In erster Linie sind das alle Interessensgruppen die Einfluss auf das Unternehmen haben können. Beispielsweise der Gesetzgeber mit seinen Steuern und den gesetzlichen Forderungen. Oder die Mitarbeiter die einen sicheren Arbeitsplatz fordern bzw. eine gerechte Entlohnung. Siehe aufgeführte Beispiele:
Festlegung des Umfangs des QM Systems
Der Umfang des QMS ist in vielen Fällen selbstverständlich und wird durch die Aktivitäten definiert, die an einem einzigen Standort stattfinden. Der Umfang des QMS wird unter folgenden Umständen schwieriger:
Für die Produkte und Dienstleistungen der Organisation sollte der Umfang des QMS klar hervorgehen. Dies sollte sich im Umfang der von der Organisation eingerichteten Prozesse und Kontrollen äußern.
Qualitätsmanagement und seine Prozesse
Der Umfang des QMS sollte in den dokumentierten Informationen ersichtlich sein, die den Prozessansatz unterstützen. Diese Dokumentation könnte Folgendes umfassen:
Zusammenfassung
Im Bezug auf das Qualitätsmanagement System sind die externen und internen Themen, die für die Organisation und der strategischen Ausrichtung relevant sind, zu bestimmen. Auch müssen die Themen intern, extern bestimmt werden, die die angestrebten Ergebnisse des Qualitätsmanagement Systems behindern, die Ziele zu erreichen.
Ferner die interessierten Parteien, deren Erwartungen und Auswirkungen auf das QM System und der Anwendungsbereich des Qualitätsmanagement Systems. Ausserdem die Wechselwirkungen und die Leistungsindikatoren. Sie sehen, dass der Kontext der Unternehmungen viele interne und externe Themen beinhalten kann. Machen sie doch einmal ein Brainstorming mit ihren Mitarbeitern zu diesen Thema. Was hierbei oft zu kurz kommt, sind die Betrachtung von Risiken und Chancen.
Diese werden entweder gar nicht betrachtet oder nur die Risiken. Die Chancen fallen hinten runter. Gerade die Chancen können neue Impulse geben für Veränderungen, auch in wirtschaftlicher Hinsicht. Denken sie einfach mal darüber nach.
